Ihr Posteingang – digital, am selben Tag
Mit der SmartMailbox wird Ihre Briefpost geöffnet, gescannt und automatisch an die richtigen Personen verteilt. Sparen Sie über 90 % der Zeit bei der Postverteilung.
- ISO 27001
- ISAE 3402 Typ II
- ISO 9001
- ISO 14001
- FINMA-konform
Kurz gesagt
Ihre Mitarbeitenden erhalten die tägliche Post digital – am selben Tag, auch im Homeoffice.
- Homeoffice-tauglich
- keine Wartezeiten
- API
- jederzeit nachvollziehbar
So funktioniert SmartMailbox
Vom Öffnen der Post über das Verteilen bis zum Abholen durch den Empfänger – der gesamte Aufwand entfällt. Die Post ist sofort bei der richtigen Person, ohne Wartezeiten und ohne verlegte Dokumente.
Selbst scannen oder scannen lassen: die SmartMailbox funktioniert auf beide Arten. Der Basisservice ist innert zwei Tagen aufgeschaltet und braucht kein Projekt.
In vier Schritten zum digitalen Posteingang
Der Basisservice ist innert zwei Tagen aufgeschaltet – ganz ohne Projekt.
Weiterleiten
Sie leiten Ihre Post an das Koelliker Scan Center um – oder scannen selbst und laden hoch. Auch E-Mails werden geöffnet und Anhänge ausgepackt.
Digitalisieren
Wir öffnen und scannen alle Dokumente, versehen sie mit Texterkennung (OCR) und stellen sie als PDF bereit.
Klassifizieren und verteilen
OCR und KI ordnen Inhalte automatisch zu – auch Handschrift. Der SmartPostmaster verteilt vertrauliche Post ohne menschliche Intervention an die richtige Person, Abteilung oder per API in Ihren Workflow.
Zugreifen und archivieren
PDF und Metadaten werden revisionssicher gespeichert. In den ersten 30 Tagen können Sie Originale jederzeit anfordern, danach werden sie gesichert vernichtet oder zugestellt.
Warum SmartMailbox?
Sofortiger Zugriff
Digitale Post am selben Tag – von überall und zu jeder Zeit.
- Homeoffice-tauglich
- keine Wartezeiten
Sichere Verarbeitung
ISO-zertifiziert, Schweizer Datenstandort, digitale Dokumente gehen nicht verloren.
- ISO 27001
- ISAE 3402
Nahtlos integriert
Anbindung an DMS, ERP und E-Mail-Systeme – skalierbar und mit Prozess-Tracking.
- API
- jederzeit nachvollziehbar
Was kostet die SmartMailbox?
Transparente Preise ohne Setup-Gebühren. Für grössere Volumen erstellen wir eine massgeschneiderte Offerte.
Standard
Kleinere Firmen mit bis zu 30 Briefen pro Monat.
CHF 50
pro Monat
- Eingang über Scan Center, Self-Upload, API
- OCR, unlimitierte Mailboxen
- 30 Tage physische, 60 Tage digitale Aufbewahrung
- 1 GB Speicher
- CHF 1.50 pro gescanntem Brief
- Beliebt
Professional
Mittlere und grössere Firmen mit 50–100 Briefen pro Monat.
CHF 80
pro Monat
- Alles aus Standard
- Intelligent Document Processing (IDP) möglich
- 2 GB Speicher
- CHF 1.20 pro gescanntem Brief
- CHF 2.50 pro nachbestelltem Original
Enterprise
Grössere Firmen mit mehr als 100 Briefen pro Monat.
Volumenbasiert
massgeschneiderte Offerte
- Zusätzlicher Eingangskanal E-Mail, 10 GB Speicher
- IDP und automatische Klassifizierung
- Auslesen und Anreichern von Metadaten
- Verteilung an Personen und Gruppen
- Rollen und Rechte bis auf Dokumentebene
Preise exkl. MwSt. und Porto, Stand Website koelliker.ch.
Fragen zu SmartMailbox
Sind meine Daten bei Koelliker sicher?
Sicherheit ist unser wichtigstes Gut. Wir verarbeiten ausschliesslich in der Schweiz, in Wallisellen (ZH) und Bioggio (TI), und sind nach ISAE 3402, ISO 27001, ISO 9001 und ISO 14001 zertifiziert.
Wie schnell erhalte ich meine digitale Post?
Das richtet sich nach Ihren Anforderungen. Wir scannen täglich und stellen die Post anschliessend bereit; viele Kunden wählen auch eine Verarbeitung zweimal pro Woche.
Wie viel Post muss ich haben?
Wir empfehlen die SmartMailbox ab rund 50 Briefen pro Monat. Das Standardpaket deckt bereits kleinere Mengen bis 30 Briefe ab.
Was passiert mit der physischen Post?
Sie wählen: regelmässige Rücksendung an Ihr Geschäftsdomizil, Langzeitarchivierung in unserem Papierarchiv oder gesicherte Entsorgung nach 30 Tagen. Solange die Originale bei uns liegen, haben Sie jederzeit Zugriff.
Sie wünschen eine persönliche Beratung zu SmartMailbox?
Wir informieren Sie gerne individuell und erstellen eine massgeschneiderte Offerte – unverbindlich.
Ihr Ansprechpartner: Christian Burkhalter, Chief Commercial Officer, Co-CEO